Le cauchemar des bureaux est représenté dans l'image: être submergé par montagnes de papiers qui doivent être préservées du fait qu'elle exige la loi ou parce que nous considérons utiles. Ce est dommage alors quand nous avons besoin de "que" document ou "que" l'information nous avons besoin de perdre beaucoup de temps à la recherche d'elle et alors peut-être qui nous découvrons que ce n'est pas à sa place parce que le collègue (ou chef boureau), il ont oublié d' le remettre dans le bon endroit.

Grâce au déploiement de plus en plus grands systèmes de archivage électronique (disque dur de grande capacité) et le coût et aussi la facilité d'utilisation des nouveaux scanners ou appareils multifonctions, est devenu beaucoup plus facile de convertir le document papier dans un fichier (souvent au format PDF). 

Maintenant que nous avons notre format électronique de document nous pouvons (si cela est autorisé par la loi) à jeter toute le papier dans le poubelle de  recyclage. 

Mais maintenant que j'ai une archive de milliers de documents numérisés, que je trouve leur propre "que" déposer? Si nous avons utilisé le format par défaut, nous allons nous retrouver avec une série de ficher de la type JJMMAAAHHMMSS; ou nous pouvons enregistrer en tant que "devisimprimantejanvier.pdf".

Maintenant, comment pouvons-nous trouver toutes les citations (ou les dessins, ou tout autre objet qui est stocké) qui nous a envoyé la société X? nous devons une fois de plus aller à les regarder un par un des fichiers PDF pour trouver ce qui nous intéresse.

E 'donc nécessaire que chaque fichier est identifié par un code unique et qui sont associés à ce code les informations de manière structurée à travers une base de données; juste pour que vous pouvez suivre en bas de notre fichier en utilisant un ou plusieurs mots-clés.