L'incubo degli uffici è rappresentato nella foto: essere sommersi da montagne di documenti cartacei che devono essere conservati perché lo chiede la legge o perché li riteniamo utili. Peccato che quando poi abbiamo bisogno di "quel" documento o "quella" informazione dobbiamo perdere molto tempo a cercarla e poi magari scopriamo che non è al suo posto perché il collega (o il capo) si è dimenticato di rimetterla al posto giusto.

Grazie alla diffusione di sistemi di archiviazione sempre più grandi ed a costi accessibili ed anche alla facilità di uso dei nuovi scanner o delle macchine multifunzione è diventato molto più semplice convertire il documento cartaceo in un file (spesso nel formato PDF). Adesso che abbiamo il nostro documento in formato file possiamo (sempre che la legge lo consenta) gettare nel cestino del riciclo la carta che tanto ci ingombra. Ma adesso che ho un archivio con migliaia di documenti scansionati, come trovo proprio "quel" file ? Se abbiamo usato la formattazione standard ci troveremo con una serie di files del tipo GGMMAAAHHMMSS; se poi siamo fantasiosi lo possiamo archiviare come "preventivostampantegennaio.pdf". E adesso come facciamo a ritrovare tutti i preventivi (o i disegni, o qualsiasi altro oggetto archiviato) che ci ha inviato la ditta X ? dobbiamo ancora una volta andare a visionare uno per uno i files PDF per cercare quello che ci interessa.

E' quindi necessario che ogni file sia identificato con un codice univoco e che a tale codice siano associate le informazioni in maniera strutturata attraverso un database; solo così sarà possibile rintracciare il nostro file mediante l'utilizzo di una o più parole chiave.

Nota: questo paragrafo definisce alcuni aspetti validi ogni volta si debba procedere con l'archiviazione di documenti digitalizzati, l'argomento "Archiviazione Sostitutiva" previsto dalla legislazione coinvolge altri aspetti.